SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

 

Šias pareigas einantis darbuotojas turi atitikti šiuos reikalavimus:

1.      išmanyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymą, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymą, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą, Dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles, Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijas;

2.      turėti aukštąjį ar aukštesnįjį išsilavinimą;

3.      mokėti kaupti, valdyti sisteminti, analizuoti informaciją;

4.   gebėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą;

5.      gerai žinoti lietuvių kalbą, sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu;

6.      mokėti užsienio kalbas: anglų ir rusų kalbas ne žemesniu kaip B2 lygiu;

7.      išmanyti profesinės etikos, tarnybinio protokolo reikalavimus;

8.      žinoti valstybinių įstaigų archyvų tvarkymo norminius bei metodinius dokumentus;

9.      turėti ne mažesnę kaip vienerių metų biuro administratoriaus darbo patirtį;

10. būti komunikabiliam, turėti bendravimo su auditorija įgūdžių;

11. mokėti dirbti kompiuteriu bei naudotis Microsoft Office programiniu paketu, (kompiuterinio raštingumo lygis turi atitikti ne žemesnį kaip Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministro 2004 m. gruodžio 14 d. įsakymu Nr. ISAK-2016 „Dėl visuotinio kompiuterinio raštingumo standarto patvirtinimo“ nustatytos bazinės kvalifikacijos lygį).

12. būti pareigingam, darbščiam, kūrybiškam, gebėti bendrauti ir dirbti kolektyve.

 

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

 

Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

1.      užtikrina tikslią ir greitą iš Lietuvos Respublikos Prezidentūros, Seimo, Vyriausybės ir Ūkio ministerijos gaunamų dokumentų (įstatymų, nutarimų, potvarkių, raštų, įsakymų, nurodymų ir kt.) tvarkymo eigą: nustatyta tvarka registruoja, pateikia Departamento direktoriui ir su Departamento direktoriaus rezoliucijomis paskirsto Departamento administracijos padaliniams pagal jų kompetenciją;

2. tvarko gaunamą korespondenciją, ją nuskaito (skenuoja), registruoja, pateikia Departamento direktoriui ir su Departamento direktoriaus rezoliucijomis paskirsto Departamento administracijos padaliniams pagal jų kompetenciją.

3. tvarko Departamento siunčiamąją korespondenciją: registruoja (suteikia registracijos numerį), tikrina, ar tinkamai įforminta, rūšiuoja, pildo paprastų ir registruotų laiškų registrus, ženklina vokus ir išsiunčia;

4. registruoja Departamento veiklos, personalo, atostogų, komandiruočių įsakymus, Departamento direktoriaus pasirašytas sutartis, išskyrus darbo sutartis;

5.rengia komandiruočių ir atostogų įsakymų projektus;

6.priima asmenų prašymus ir dokumentus pažymėjimams, leidimams gauti ir juos registruoja ir vykdo suinteresuotų asmenų priėmimą, vadovaujantis vieno langelio principu;

7.tvirtina Departamento parengtų ir jo oficialiai gautų dokumentų kopijų, išrašų ir nuorašų tikrumą;

8.organizuoja Departamento archyvo darbą ir užtikrina jo tvarkymą, saugojimą ir naudojimą teisės aktų nustatyta tvarka;

9.organizuoja bylų priėmimą iš Departamento administracijos padalinių į Departamento archyvą;

10. rengia Departamento dokumentacijos planą ir derina jį su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, kontroliuoja jo taikymą, sudarant dokumentų bylas Departamento administracijos padaliniuose;

11. organizuoja į Departamento archyvą perduotų nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašų rengimą;

12. tvarko, rengia ir Lietuvos valstybės naujajam archyvui perduoda nuolatinio saugojimo bylas;

13. užtikrina tinkamą ilgo saugojimo ir personalo bylų tvarkymą Departamento archyve, nurašo bylas, pasibaigus jų saugojimo terminui;

14. organizuoja Departamento Dokumentų ekspertų komisijos darbą;

15. organizuoja ir vykdo Departamento protokolinį darbą;

16. sudaro Departamento direktoriaus darbotvarkes;

17. vykdo Departamento direktoriaus pavedimų kontrolę;

18. surašo Direktoriaus rengiamų pasitarimų protokolus ir vykdo jų kontrolę;

19. atsako į telefoninius skambučius, nukreipia skambinančius (interesantus) atsakingam asmeniui pagal sprendžiamo klausimo kompetenciją;

20. rengia įsakymų projektus dėl komandiruočių, kasmetinių ir tikslinių atostogų;

21. pildo darbo laiko apskaitos žiniaraštį;

22. atlieka prekių pirkimus per Centrinę perkančiąją organizaciją, naudojantis CPO elektroniniu katalogu;

23. vykdo kitus su jo funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus tam, kad būtų pasiekti Departamento strateginiai tikslai.